E-Fatura ve E-Arşiv Nedir? Farkları ve Başvuru Rehberi 2026

E-Fatura ve e-Arşiv fatura, işletmelerin fatura düzenleme ve saklama süreçlerini elektronik ortama taşıyan iki ayrı uygulamadır. İsimleri benzer olsa da alıcının statüsü, faturanın iletilme şekli ve kullanılacağı senaryo bakımından farklılaşırlar. Bu rehberde e-fatura nedir, e-arşiv nedir ve e-fatura ve e-arşiv farkı nedir sorularını birlikte yanıtlıyoruz.

Mevzuat ve zorunluluk kapsamı dönemsel olarak güncellenebildiği için 2026 yılına ait ciro eşikleri, sektör kapsamı ve başvuru tarihleri işlem öncesinde GİB’in resmî kaynaklarından ve mali müşavirinizden teyit edilmelidir.

E-Fatura Nedir?

E-Fatura, GİB sistemine kayıtlı mükellefler arasındaki fatura alışverişinin elektronik ortamda yapılmasını sağlayan uygulamadır. Fatura, GİB’in belirlediği teknik formatta hazırlanır ve alıcının kayıtlı olduğu sisteme elektronik olarak iletilir. Bu nedenle e-Fatura, yalnızca kağıt faturanın PDF’e çevrilmiş hali değildir; düzenleme, gönderme, alma ve saklama süreçleri belirli teknik kurallara bağlıdır.

E-Fatura kullanırken işletmeler genellikle iki yöntemden birini seçer:

• GİB Portalı: Fatura hacmi düşük olan işletmelerin faturayı web arayüzünden düzenleyebildiği yöntemdir.

• Özel entegratör veya doğrudan entegrasyon: Muhasebe ve ERP yazılımından otomatik fatura oluşturmak isteyen işletmeler için uygundur.

E-Fatura hakkında kapsamlı bilgi için E-Fatura rehberimizi inceleyebilirsiniz.

E-Arşiv Nedir?

E-Arşiv fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen ve elektronik ortamda oluşturulup arşivlenen faturadır. Bireysel tüketicilere yapılan satışlarda ve alıcının e-Fatura mükellefi olmadığı işlemlerde kullanılan temel elektronik fatura türüdür.

E-Arşiv fatura, GİB Portalı, özel entegratör veya işletmenin kullandığı uyumlu yazılım üzerinden düzenlenebilir. Alıcıya elektronik olarak iletilebilir; kullanılan yönteme göre faturanın nasıl oluşturulacağı ve saklanacağı değişebilir. E-Arşiv hizmeti sayfamızda uygulamanın kullanım alanlarını ayrıca bulabilirsiniz.

E-Fatura ve E-Arşiv Farkı

Kriter — E-Fatura — E-Arşiv Fatura

Alıcı — GİB sistemine kayıtlı e-Fatura mükellefi — Bireysel tüketici veya e-Fatura kullanmayan alıcı

İletim — GİB sistemi üzerinden — Portal, entegratör veya uygun elektronik iletim yöntemi

Kullanım senaryosu — Kayıtlı işletmeler arası işlemler — Tüketici satışları ve e-Fatura dışındaki alıcılar

Belge yapısı — GİB teknik kurallarına uygun elektronik fatura — GİB kurallarına uygun elektronik arşiv faturası

Saklama — Mevzuattaki süre ve teknik koşullara göre — Mevzuattaki süre ve teknik koşullara göre

Kısaca, alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura; kayıtlı değilse ve işlem e-Arşiv kapsamındaysa e-Arşiv düzenlenir. Aynı işletme, satış yaptığı alıcıya göre iki uygulamayı da kullanabilir.

E-Fatura ve E-Arşiv Zorunluluğu 2026

E-Fatura zorunluluğu 2026 yılında yalnızca tek bir ciro rakamıyla açıklanamaz. GİB; brüt satış hasılatı, faaliyet alanı, e-ticaret modeli, sektör ve özel mükellefiyet grupları gibi ölçütlere göre farklı kapsamlar belirleyebilir. Bu nedenle işletmeniz için geçiş yükümlülüğü olup olmadığını:

1. İlgili GİB tebliğ ve duyurularından,

2. GİB’in mükellefiyet ve başvuru ekranlarından,

3. Mali müşavirinizin güncel değerlendirmesinden

kontrol edin. Eski bir blog yazısındaki ciro veya tarih bilgisini tek başına başvuru kararı için kullanmayın.

E-Arşiv zorunluluğu 2026 da satış kanalına, alıcıya ve güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir. İnternet üzerinden satış yapan işletmeler, tüketiciye yapılan satışlarda ve GİB’in belirlediği diğer durumlarda e-Arşiv fatura düzenlemek zorunda olabilir. Özellikle internet satışlarında fatura türü, tutar sınırı ve son gönderim yöntemi işlem tarihindeki GİB düzenlemelerinden doğrulanmalıdır.

E-Fatura ve E-Arşiv İçin Mali Mühür veya E-İmza

E-Fatura ve e-Arşiv süreçlerinde kullanılacak elektronik sertifika, işletmenin hukuki yapısına ve seçilen başvuru yöntemine göre değişir:

• Limited ve anonim şirketler: Kurumsal işlemlerde çoğunlukla mali mühür kullanır.

• Şahıs işletmeleri ve gerçek kişiler: Uygulamanın desteklediği durumlarda nitelikli e-imza ile işlem yapabilir.

• Özel entegratör kullanıcıları: Entegratörün kimlik doğrulama ve imzalama gereksinimlerini ayrıca kontrol etmelidir.

Mali mühür, şirketi temsil eden kurumsal sertifikadır; e-imza ise gerçek kişiye düzenlenir. Sertifika seçimi şirket türüne göre yapılmalı, yalnızca ürün adındaki benzerliğe bakılmamalıdır.

E-Fatura Başvurusu ve E-Arşiv Geçiş Adımları

Genel geçiş akışı şu şekilde planlanabilir:

1. Kapsamı kontrol edin: E-Fatura veya e-Arşiv yükümlülüğünüzü güncel GİB kaynaklarından teyit edin.

2. Sertifika yöntemini belirleyin: Şirket yapınıza uygun mali mühür veya e-imza seçin.

3. Başvuruyu tamamlayın: GİB Portalı, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon seçeneklerinden birini değerlendirin.

4. Muhasebe yazılımını hazırlayın: Vergi bilgileri, adresler, senaryolar ve kullanıcı yetkilerini kontrol edin.

5. Test faturası düzenleyin: Alıcı bilgileri, vergi hesapları ve iletim durumunu canlı kullanımdan önce doğrulayın.

6. Arşiv ve yedekleme planı oluşturun: Faturaların mevzuata uygun süre ve formatta saklanmasını sağlayın.

eimzahizmetleri.com üzerinde e-Fatura, e-Arşiv ve mali mühür seçeneklerini inceleyebilir; başvuru öncesinde işletmenize uygun çözümü netleştirmek için destek ekibine ulaşabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

E-Fatura ve e-Arşiv aynı şey mi?

Hayır. E-Fatura GİB sistemine kayıtlı e-Fatura mükellefleri arasındaki işlemlerde, e-Arşiv ise e-Fatura dışındaki alıcılara düzenlenen elektronik faturada kullanılır.

E-Fatura mükellefi olan işletme e-Arşiv de kullanır mı?

Evet, alıcının e-Fatura sisteminde olup olmamasına göre farklı fatura türleri düzenlenebilir. Hangi senaryonun uygulanacağı işlem ve alıcı bilgileri kontrol edilerek belirlenir.

E-Fatura başvurusu için mali mühür şart mı?

Tüzel kişilerin başvuru ve imzalama yöntemi için mali mühür gerekebilir. Şahıs işletmelerinde e-imza kullanılabilen senaryolar bulunur. Güncel teknik koşullar GİB ve seçilen hizmet sağlayıcıdan doğrulanmalıdır.

E-Arşiv faturayı müşteriye nasıl gönderebilirim?

Fatura, kullanılan portal veya entegratörün desteklediği elektronik yöntemlerle alıcıya iletilebilir. İşletme, düzenleme ve saklama kayıtlarının mevzuata uygun tutulmasından sorumludur.

Gönüllü olarak e-Fatura ve e-Arşiv kullanabilir miyim?

Bazı işletmeler zorunluluk kapsamına girmeden gönüllü geçiş yapabilir. Uygunluk, başvuru yöntemi ve geçiş koşulları güncel GİB kuralları ile kontrol edilmelidir.

E-Fatura başvurusu → | E-Arşiv rehberi → | Mali Mühür → | Resmî kaynaklar →